Sistemas Informáticos: ¿Adquirir o Desarrollar?

Una cuestión no menor a la hora de emprender la tarea de implementar un nuevo sistema informático, es la de decidir si el mismo se desarrollará dentro de la compañía o si se lo comprará hecho. Lo primero que deberíamos considerar es qué objetivos buscamos alcanzar con el nuevo sistema, luego veríamos si somos capaces de desarrollarlo y, si esto es así, pasaríamos luego a revisar nuestro inventario de recursos necesarios para desarrollar e implementar ese sistema.

Si ninguna de estas tres variables (objetivos claros, conocimiento y herramental necesario) está disponible, entonces habrá que revisar las ofertas del mercado.

Como paso previo a las cuestiones a evaluar antes de adquirir un sistema en el mercado, repasemos algunas de las ventajas y desventajas que presenta cada una de las dos alternativas (desarrollar o adquirir):

Desarrollar

Ventajas: Sistema a medida de las necesidades de la compañía, menos impacto en los procesos.

Desventajas: Tiempo de análisis, diseño, desarrollo, testing. Esto lleva mínimamente un 50 % más de tiempo que adquirir e implementar un enlatado. Es muy probable que si la compañía hace las cosas mal, traslade los vicios al sistema.

Adquirir

Ventajas: Incluyen soporte, están probados en el mercado, mayor respaldo para quién toma la decisión (quien puede cuestionar a quién eligió un worldclass como SAP ??)

Desventajas: Adaptar la compañía al estándar del sistema, mayor inversión, no se adaptan totalmente a las necesidades y procesos de la compañía, impacto en la cultura y en las personas.


Según Kenneth C. Laudon, algunas de las preguntas que se debe hacer una organización que desea adquirir un sistema de información desarrollado por terceros, serían las siguientes:

1) ¿Cuál es el gap que hay entre lo que ofrece el producto y lo que necesita la empresa?

2) ¿Es flexible su configuración ?

3) ¿El proveedor modificaría el soft?

4) ¿Es amigable para el usuario final?

5)¿Qué equipamiento requiere (hard)?

6) ¿Es performante para la cantidad de estaciones de trabajo y el volumen de información que manejará?

7) ¿Qué esfuerzos de instalación tendrá?

8) ¿Proporcionan mantenimiento?

9) ¿Cuanto personal interno mínimamente necesito para mantenerlo?

10) ¿Qué documentación proveen?

11) Quién capacita al personal?

12) ¿Qué incluye el precio?

12) ¿Cuál es el costo anual de mantenimiento de acuerdo al crecimiento de datos que almacenará el sistema?

13) ¿Hay costos adicionales por mantenimiento?

14) ¿Qué costo tiene de cada licencia?

Más allá de las preguntas desde el punto de vista técnico y económico, habrá que analizar cuál será el impacto en la estructura organizacional, fundamentalmente en la parte humana de la organización.

Implantar nuevos sistemas o reemplazar los existentes, tiene serias consecuencias en los mecanismos de coordinación y en las rutinas de todos y cada uno de los integrantes de una empresa. Es probable que quién asuma la tarea de implementarlo pague un costo político por la decisión, por lo que tendrá que estar dispuesto a asumir los riesgos que esto conlleve y saber adaptar la organización al cambio. El límite entre el éxito y el fracaso de la implementación, descansa sobre una delgada linea conformada por las personas que habrán de usarlo y porque no "Sufrirlo !!!" ©